Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Zulassungsdienst Vieweg
Inhaber: Nils Ziemer-Vieweg
Fasanenallee 11
15754 Heidesee
Deutschland

Büro- und Kundenanschrift:
Rosa-Luxemburg-Straße 20
15711 Königs Wusterhausen

Telefon: 03375 9133122
Mobil und WhatsApp: 01520 4296335
E-Mail: zulassung@zvgruppe.de

2. Grundsätze der Verarbeitung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für den technischen Betrieb der Website, die Bearbeitung Ihrer Anfrage, die Vorbereitung oder Durchführung eines Zulassungsauftrags, die Terminvereinbarung oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Je nach Vorgang beruht die Verarbeitung insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO (Einwilligung), Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen oder Vertragserfüllung), Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO (rechtliche Verpflichtung) oder Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO (berechtigte Interessen).

Unsere berechtigten Interessen bestehen insbesondere im sicheren und wirtschaftlichen Betrieb der Website, der Abwehr von Missbrauch, einer effizienten Kundenkommunikation sowie der Dokumentation und Bearbeitung von Zulassungsvorgängen.

3. Hosting und Server-Logfiles

Diese Website ist für das Hosting bei der STRATO GmbH, Otto-Ostrowski-Straße 7, 10249 Berlin, vorbereitet. STRATO verarbeitet technische Daten als Auftragsverarbeiter, soweit dies zur Bereitstellung der Website erforderlich ist.

Beim Aufruf der Website können insbesondere folgende Daten in Server-Logfiles anfallen:

• IP-Adresse des aufrufenden Endgeräts,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Datei beziehungsweise Seite,
• übertragene Datenmenge und Zugriffsstatus,
• Referrer-URL, sofern vom Browser übertragen,
• Browsertyp, Browserversion und Betriebssystem.

Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Sie dient der sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung der Website sowie der Missbrauchs- und Angriffserkennung. Logdaten werden nur so lange gespeichert, wie dies für diese Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten eine längere Speicherung verlangen.

Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von STRATO

4. SSL-/TLS-Verschlüsselung

Die Website soll ausschließlich verschlüsselt über HTTPS bereitgestellt werden. Die Verschlüsselung schützt übermittelte Daten während des Transports vor dem unbefugten Zugriff Dritter. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie in der Regel an „https://“ und dem Schloss-Symbol Ihres Browsers.

5. Einwilligungsverwaltung und lokale Speicherung

Wir speichern im lokalen Speicher Ihres Browsers ausschließlich Ihre Auswahl, ob das optionale Superchat-Web-Widget geladen werden darf. Gespeichert wird nur der Status „zugestimmt“ oder „abgelehnt“. Diese Information wird nicht für Werbung oder Reichweitenmessung genutzt.

Die Speicherung dieser Auswahl ist technisch erforderlich, damit Ihre Entscheidung bei weiteren Seitenaufrufen berücksichtigt werden kann. Das Superchat-Drittanbieterskript wird erst nach Ihrer Einwilligung geladen.

Sie können Ihre Auswahl jederzeit über „Cookie-Einstellungen“ im Footer oder über den folgenden Button ändern. Ein Widerruf gilt für die Zukunft; das bereits geladene Widget wird nach dem Neuladen der Seite nicht erneut geladen.

Auf der Website werden derzeit keine Analyse-, Werbe- oder Profilingdienste wie Google Analytics, Meta Pixel oder vergleichbare Trackingdienste eingesetzt. Es werden außerdem keine externen Google-Schriftarten automatisch geladen.

6. Kontakt per Telefon und E-Mail

Wenn Sie telefonisch oder per E-Mail Kontakt aufnehmen, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten, insbesondere Name, Kontaktdaten, Inhalt der Anfrage sowie gegebenenfalls Fahrzeug-, Halter- und Termindaten.

Erfolgt die Kontaktaufnahme zur Anbahnung oder Durchführung eines Auftrags, ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO die Rechtsgrundlage. Bei sonstigen Anfragen beruht die Verarbeitung auf unserem berechtigten Interesse an einer sachgerechten Bearbeitung gemäß Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Gesetzlich erforderliche Dokumentationen verarbeiten wir nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO.

Bitte übermitteln Sie sensible Dokumente wie Ausweiskopien, Fahrzeugpapiere, Bankdaten oder Vollmachten erst, nachdem der Übermittlungsweg mit uns abgestimmt wurde.

7. Kontakt über WhatsApp und Superchat

Auf der Website finden Sie einen direkten WhatsApp-Link und einen QR-Code. Erst wenn Sie den Link anklicken beziehungsweise den QR-Code scannen und die vorbereitete Nachricht absenden, wird eine Verbindung zu WhatsApp hergestellt. Die Nachricht „Zulassungsdienst“ dient dazu, den passenden automatisierten Gesprächsablauf zu starten.

Für die geschäftliche WhatsApp-Kommunikation nutzen wir Superchat. Anbieter ist:

SuperX GmbH
Prenzlauer Allee 242–247
10405 Berlin
Deutschland

Bei der Nutzung können insbesondere Telefonnummer, Profilinformationen, Zeitpunkt der Kommunikation, Nachrichteninhalte, übermittelte Dateien, Zustellinformationen sowie technische Verbindungsdaten verarbeitet werden. Superchat verarbeitet diese Daten in unserem Auftrag, soweit dies vertraglich vereinbart ist.

WhatsApp wird in der Europäischen Region von der WhatsApp Ireland Limited, Merrion Road, Dublin 4, D04 X2K5, Irland, bereitgestellt. WhatsApp verarbeitet unter anderem Kontodaten, Telefonnummer, Geräte- und Verbindungsdaten sowie Nutzungs- und Kommunikationsmetadaten. Inhalte persönlicher WhatsApp-Nachrichten werden nach Angaben von WhatsApp Ende-zu-Ende verschlüsselt übertragen. Bei der Kommunikation mit Unternehmen können jedoch von uns eingesetzte Dienstleister wie Superchat Zugriff auf die Kommunikation erhalten, um sie für uns zu speichern, zu lesen, zu verwalten und zu beantworten.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO, soweit die Kommunikation zur Vertragsanbahnung oder Auftragsdurchführung erfolgt, ansonsten Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO. Soweit eine Einwilligung erforderlich ist, gilt Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO.

Weitere Informationen: Datenschutz bei Superchat · Datenschutz bei WhatsApp

8. Superchat-Web-Widget und KI-Agent

Das Superchat-Web-Widget ermöglicht eine direkte Kommunikation auf der Website. Es wird erst geladen, nachdem Sie im Einwilligungsdialog ausdrücklich zugestimmt haben. Ohne Zustimmung werden keine Widget-Skripte von Superchat geladen.

Nach Ihrer Zustimmung lädt Ihr Browser das Einbindungsskript von widget.superchat.de. Der im Einbindungscode enthaltene Anwendungsschlüssel ordnet das Widget unserem Superchat-Arbeitsbereich zu. Das Widget steht anschließend auf den Seiten unseres Internetauftritts zur Verfügung.

Beim Laden und bei der Nutzung können insbesondere verarbeitet werden:

• IP-Adresse und User-Agent,
• aufgerufene URL beziehungsweise Ausgangsseite,
• Bildschirmauflösung, Spracheinstellung und Zeitzone,
• interne Nutzer- oder Sitzungskennungen,
• von Ihnen eingegebene Kontaktangaben,
• Chatnachrichten und übermittelte Dateien.

Superchat setzt für das Hosting des Livechats nach eigenen Angaben Amazon Web Services (AWS) als Unterauftragnehmer ein. Daten können dabei in Deutschland und Irland verarbeitet werden; aus technischen Gründen kann eine Wartung aus den USA erfolgen. Für Drittlandverarbeitungen kommen nach Anbieterangaben insbesondere der EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln zum Einsatz.

Der Chat kann durch einen KI-Agenten unterstützt oder zunächst automatisiert beantwortet werden. Hierzu werden Ihre Eingaben verarbeitet, um die Anfrage einzuordnen, passende Rückfragen zu stellen, Unterlagenhinweise zu geben oder den Kontakt an einen Menschen weiterzuleiten. Bitte geben Sie nur Daten an, die für Ihr Anliegen erforderlich sind.

Die Einbindung des Widgets selbst beruht auf Ihrer Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 Buchstabe a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG. Die anschließende Bearbeitung Ihrer Nachricht erfolgt je nach Anliegen auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b oder f DSGVO.

9. KI-gestützte Telefonassistenz

Zur telefonischen Erreichbarkeit setzen wir einen KI-gestützten Telefonassistenten von Superchat ein. Bei Nutzung werden Sie zu Beginn des Gesprächs auf den automatisierten Assistenten hingewiesen. Der Assistent kann insbesondere die anrufende Telefonnummer, Datum und Uhrzeit, technische Verbindungsdaten sowie die im Gespräch mitgeteilten Inhalte verarbeiten.

Nach der derzeitigen Konfiguration werden keine Audioaufnahmen des Telefongesprächs gespeichert. Das gesprochene Wort wird jedoch automatisiert in Text umgewandelt. In Superchat werden ein schriftliches Gesprächstranskript und eine automatisch erstellte Zusammenfassung des Gesprächs gespeichert. Diese Inhalte können von unseren Mitarbeitern zur weiteren Bearbeitung des Anliegens eingesehen werden.

Die Verarbeitung dient der Annahme und Einordnung Ihres Anliegens, der Beantwortung allgemeiner Fragen, der Vorbereitung eines Termins oder Rückrufs sowie der Dokumentation für die weitere Bearbeitung. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO bei vertragsbezogenen Gesprächen und Art. 6 Abs. 1 Buchstabe f DSGVO bei allgemeinen Anfragen. Unser berechtigtes Interesse liegt in einer zuverlässigen telefonischen Erreichbarkeit und einer nachvollziehbaren Bearbeitung von Kundenanliegen.

Gesprächstranskripte und Zusammenfassungen werden nicht unbegrenzt für beliebige Zwecke verwendet. Sie werden gelöscht, sobald sie für die Bearbeitung des Anliegens, die Durchführung eines Auftrags, die Dokumentation berechtigter Ansprüche oder die Erfüllung gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich sind. Soweit in Superchat keine automatische Löschfrist eingerichtet ist, erfolgt die Löschung anhand dieser Kriterien manuell. Vertrags- oder nachweisrelevante Angaben können getrennt vom vollständigen Transkript im jeweiligen Vorgang weiter aufbewahrt werden, wenn gesetzliche Aufbewahrungsfristen oder berechtigte Nachweisinteressen dies erfordern.

Sie können jederzeit verlangen, mit einem menschlichen Ansprechpartner weiterverbunden oder zurückgerufen zu werden. Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung findet nicht statt.

10. Terminbuchung über meetergo und WhatsApp-Bestätigung

Für die Online-Terminbuchung nutzen wir meetergo. Anbieter ist:

meetergo GmbH
Hauptstr. 44
40789 Monheim am Rhein
Deutschland
E-Mail: privacy@meetergo.com

Auf unserer Website wird kein schwebendes meetergo-Widget und kein meetergo-Einbindungsskript geladen. Wenn Sie einen Terminbutton anklicken, öffnen Sie aktiv die externe Buchungsseite von meetergo. Erst dann verlassen Sie unsere Website.

Es wird ausschließlich die gemeinsame Terminart „KFZ Zulassung“ verwendet. Der Termin dauert 30 Minuten, findet vor Ort in der Rosa-Luxemburg-Straße 20, 15711 Königs Wusterhausen statt und wird von Nils durchgeführt.

Im Buchungsformular werden Name, E-Mail-Adresse und Telefonnummer als Pflichtfelder verarbeitet. Zusätzlich werden die Antworten zur An- oder Ummeldung, zur Abmeldung, gegebenenfalls zum Versand der Fahrzeugpapiere bei Finanzierung oder Leasing sowie freiwillige weitere Anliegen verarbeitet.

Die Buchung wird in den verbundenen Google-Kalender eingetragen. Der Kunde erhält eine Kalendereinladung per E-Mail.

meetergo ist über eine direkte Schnittstelle mit Superchat verbunden. Etwa zehn Minuten nach erfolgreicher Buchung wird über die WhatsApp-Nummer „Zulassungsdienst Vieweg“ eine automatische Terminbestätigung an den buchenden Teilnehmer versendet. Hierfür werden die für Zuordnung, Versand und Inhalt der Bestätigung erforderlichen Termin- und Kontaktdaten zwischen meetergo und Superchat verarbeitet. Je nach konfiguriertem Workflow können Formularantworten außerdem innerhalb der Buchung oder internen Verarbeitung verfügbar bleiben.

Die Terminbestätigung kann insbesondere Name, Termindatum, Uhrzeit, Anschrift und einen Link zu Unterlagen und Checklisten enthalten. Kunden können direkt auf die WhatsApp-Nachricht antworten.

Die Verarbeitung der Buchungsdaten erfolgt zur Organisation und Durchführung des gewünschten Termins. Die Website selbst speichert die in meetergo eingegebenen Buchungsdaten nicht.

Für bereits über PayPal bezahlte Kennzeichenschilder steht zusätzlich die spezielle meetergo-Terminart „Kfz-Kennzeichen abholen“ zur Verfügung. Die Buchung erfolgt auf der externen Buchungsseite von meetergo. Nach der Buchung kann über den hierfür eingerichteten Workflow eine Terminbestätigung versendet werden.

Weitere Informationen: Datenschutzhinweise von meetergo

11. Google Maps Platform und Google-Bewertungen

Auf der Startseite werden öffentlich verfügbare Informationen und Rezensionen unseres Google-Unternehmensprofils über die Places API (New) der Google Maps Platform abgerufen. Der Browser ruft hierzu erst dann eine Schnittstelle auf unserem eigenen Webserver auf, wenn sich der Bewertungsbereich dem sichtbaren Bildschirmbereich nähert. Unser Server stellt anschließend die Anfrage an Google und gibt ausschließlich bereinigte Bewertungsdaten an den Browser zurück. Der eingesetzte API-Schlüssel wird nicht an den Browser ausgegeben.

Angezeigt werden können insbesondere Unternehmensname, Anschrift, Durchschnittsbewertung, Anzahl der Bewertungen, Name und Profilverlinkung des Verfassers, Profilbild, Sternebewertung, relativer Veröffentlichungszeitpunkt, Rezensionstext und Links zur jeweiligen Originalbewertung. Profilbilder werden – sofern vorhanden – von einer durch Google bereitgestellten Adresse geladen. Dabei kann eine direkte Verbindung des Browsers zu Google entstehen.

Anbieter der Google Maps Platform ist für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum regelmäßig die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Bei der Nutzung können Daten an weitere Unternehmen der Google-Gruppe und gegebenenfalls in Drittländer übermittelt werden. Umfang, Zwecke, Speicherdauer und die geeignete datenschutzrechtliche Grundlage sind vor dem Livegang rechtlich zu prüfen.

Die angezeigten Rezensionen werden von Google Maps ausgewählt und standardmäßig nach Relevanz bereitgestellt. Die Website speichert keine dauerhafte Kopie der von der Places API gelieferten Rezensionen.

Weitere Informationen: Datenschutzerklärung von Google und Bedingungen der Google Maps Platform .

12. Downloads, Vollmachten und Fahrzeugunterlagen

Auf der Website können Formulare und Checklisten als PDF aufgerufen werden. Der reine Download löst keine Übermittlung Ihrer später in das Formular eingetragenen Daten an uns aus.

Übermitteln Sie ausgefüllte Vollmachten, SEPA-Mandate, Ausweiskopien oder Fahrzeugpapiere erst nach Abstimmung des vorgesehenen Übermittlungswegs. Die darin enthaltenen Daten werden zur Vorbereitung und Durchführung des Zulassungsvorgangs auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 Buchstabe b DSGVO sowie, soweit gesetzliche Anforderungen bestehen, Art. 6 Abs. 1 Buchstabe c DSGVO verarbeitet.

Für die Durchführung eines Zulassungsvorgangs können Daten an die zuständige Zulassungsbehörde, die Finanzverwaltung, Kennzeichenhersteller, Versanddienstleister oder andere im konkreten Vorgang erforderliche Stellen weitergegeben werden.

13. Empfänger und Drittlandübermittlungen

Je nach genutztem Kommunikationsweg können Daten insbesondere an folgende Kategorien von Empfängern gelangen:

• Hosting- und IT-Dienstleister,
• Superchat und dessen vertraglich eingesetzte Unterauftragnehmer,
• WhatsApp beziehungsweise Unternehmen der Meta-Gruppe,
• meetergo GmbH als Anbieter und Auftragsverarbeiter der Terminbuchung,
• zuständige Behörden und öffentliche Stellen,
• Versand-, Druck- und Kennzeichendienstleister,
• steuerliche, rechtliche oder technische Berater, soweit erforderlich.

Bei Diensten internationaler Anbieter kann eine Verarbeitung außerhalb der Europäischen Union beziehungsweise des Europäischen Wirtschaftsraums stattfinden. Soweit erforderlich, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage eines Angemessenheitsbeschlusses, des EU-US Data Privacy Framework, von EU-Standardvertragsklauseln oder einer anderen gesetzlich vorgesehenen Garantie. Trotz solcher Garantien kann in Drittländern ein von der EU abweichendes Datenschutzniveau bestehen.

14. Speicherdauer

Wir speichern personenbezogene Daten grundsätzlich nur so lange, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist. Anfragen ohne Vertragsbezug werden nach abschließender Bearbeitung gelöscht, sofern keine berechtigten Gründe oder gesetzlichen Pflichten für eine weitere Speicherung bestehen.

Entsteht aus der Anfrage ein Auftrag, speichern wir die für Vertragsdurchführung, Abrechnung, Nachweis und Rechtsverteidigung erforderlichen Daten für die Dauer des Vertragsverhältnisses und anschließend im Rahmen der jeweils geltenden handels-, steuer- und zivilrechtlichen Aufbewahrungs- und Verjährungsfristen. Diese Fristen betragen je nach Dokumentenart regelmäßig mehrere Jahre.

Bei Telefonaten über den KI-gestützten Telefonassistenten werden nach unserer derzeitigen Konfiguration keine Audiodateien gespeichert. Gespeichert werden jedoch das schriftliche Transkript und die automatisch erstellte Gesprächszusammenfassung. Eine feste automatische Löschfrist ist derzeit nicht eingerichtet beziehungsweise uns nicht bekannt. Deshalb richtet sich die Speicherdauer nach dem Zweck der jeweiligen Kommunikation:

• Reine Auskunfts- oder Kontaktanfragen werden gelöscht, sobald sie abschließend bearbeitet sind und keine Rückfragen oder Nachweisinteressen mehr bestehen.
• Auftragsbezogene Transkripte und Zusammenfassungen werden gelöscht, sobald sie für die Durchführung und Dokumentation des Zulassungsvorgangs nicht mehr benötigt werden.
• Einzelne vertrags-, steuer- oder nachweisrelevante Angaben können gegebenenfalls getrennt vom vollständigen Gesprächsprotokoll entsprechend den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen weiter gespeichert werden.

Soweit Superchat keine automatische Löschung bereitstellt oder konfiguriert ist, müssen diese Löschungen durch uns manuell vorgenommen werden. Eine dauerhafte Speicherung ohne fortbestehenden Zweck ist nicht vorgesehen.

15. Ihre Datenschutzrechte

Sie haben nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten nach Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung unrichtiger Daten nach Art. 16 DSGVO,
• Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 21 DSGVO,
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Nachricht an zulassung@zvgruppe.de. Zur Vermeidung unberechtigter Auskünfte können wir einen geeigneten Identitätsnachweis verlangen.

16. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres gewöhnlichen Aufenthalts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes.

Für Unternehmen mit Sitz in Brandenburg ist grundsätzlich die Landesbeauftragte für den Datenschutz und für das Recht auf Akteneinsicht Brandenburg zuständig.

Website der Datenschutzaufsichtsbehörde Brandenburg

17. Automatisierte Entscheidungen und KI

KI-Systeme können für die erste Einordnung von Anfragen, die Beantwortung allgemeiner Fragen, die Ermittlung fehlender Angaben oder die Vorbereitung einer Weiterleitung an einen Mitarbeiter eingesetzt werden.

Es findet keine ausschließlich automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in vergleichbarer Weise erheblich beeinträchtigt. Verbindliche Entscheidungen zu Aufträgen, Preisen, Dokumentenanforderungen oder der Annahme eines Zulassungsvorgangs können durch einen menschlichen Ansprechpartner überprüft und korrigiert werden.

18. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website, eingesetzte Dienstleister, gesetzliche Anforderungen oder tatsächliche Verarbeitungsvorgänge ändern. Maßgeblich ist die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.